Word 域功能详细介绍

转载于潘利顺的新浪博客

一、域应用基础

1.什么是域

简单地讲,域就是引导Word在文档中自动插入文字、图形、页码或其他信息的一组代码。每个域都有一个唯一的名字,它具有的功能与Excel中的函数非常相似。下面以Seq和Date域为例,说明有关域的一些基本概念。

形如“{Seq Identifier [Bookmark ] [Switches ]}”的关系式,在Word中称为“域代码”。它是由:

域特征字符:即包含域代码的大括号“{}”,不过它不能使用键盘直接输入,而是按下Ctrl+F9组合键输入的域特征字符。

域名称:上式中的“Seq”即被称为“Seq域”,Word 2003提供了9大类共74种域。

域指令和开关:设定域工作的指令或开关。例如上式中的“Identifier”和“Bookmark”,前者是为要编号的一系列项目指定的名称,后者可以加入书签来引用文档中其他位置的项目。“Switches”称为可选的开关,域通常有一个或多个可选的开关,开关与开关之间使用空格进行分隔。

域结果:即是域的显示结果,类似于Excel函数运算以后得到的值。例如在文档中输入域代码“{Date \@ “yyyy年m月d日” \* MergeFFormat}”的域结果是当前系统日期。

域可以在无须人工干预的条件下自动完成任务,例如编排文档页码并统计总页数;按不同格式插入日期和时间并更新;通过链接与引用在活动文档中插入其他文档;自动编制目录、关键词索引、图表目录;实现邮件的自动合并与打印;创建标准格式分数、为汉字加注拼音等等。

2.在文档中插入域

(1)使用命令插入域

在Word中,高级的复杂域功能很难用手工控制,如“自动编号”和“邮件合并”、“题注”、“交叉引用”、“索引和目录”等。为了方便用户,9大类共74种域大都以命令的方式提供。

在“插入”菜单中提供有“域”命令,它适合一般用户使用,Word提供的域都可以使用这种方法插入。你只需将光标放置到准备插入域的位置,单击“插入→域”菜单命令,即可打开“域”对话框。

首先在“类别”下拉列表中选择希望插入的域的类别,如“编号”、“等式和公式”等。选中需要的域所在的类别以后,“域名”列表框会显示该类中的所有域的名称,选中欲插入的域名(例如“AutoNum”),则“说明”框中就会显示“插入自动编号”,由此可以得知这个域的功能。对AutoNum域来说,你只要在“格式”列表中选中你需要的格式,单击“确定”按钮就可以把特定格式的自动编号插入页面。如图1所示。

  你也可以选中已经输入的域代码,单击鼠标右键,然后选择“更新域”、“编辑域”或“切换域代码”命令,对域进行操作。

(2)使用键盘插入

如果你对域代码比较熟悉,或者需要引用他人设计的域代码,使用键盘直接输入会更加快捷。其操作方法是:把光标放置到需要插入域的位置,按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{ }”。接着将光标移动到域特征代码中间,按从左向右的顺序输入域类型、域指令、开关等。结束后按键盘上的F9键更新域,或者按下Shift+F9组合键显示域结果。

如果显示的域结果不正确,你可以再次按下Shift+F9组合键切换到显示域代码状态,重新对域代码进行修改,直至显示的域结果正确为止。

(3)使用功能命令插入

由于许多域的域指令和开关非常多,采用上面两种方法很难控制和使用。为此,Word 2003把经常用到的一些功能以命令的形式集成在系统中,例如“拼音指南”、“纵横混排”、“带圈文字”等。用户可以像普通Word命令那样使用它们。

3.域的管理

(1)快速删除域

插入文档中的“域”被更新以后,其样式和普通文本相同。如果你打算删除某个或全部域,查找起来有一定困难(特别是隐藏编辑标记以后)。此时按下Alt+F9组合键可以显示文档中所有的域代码(反复按下Alt+F9组合键可在显示和更新域代码之间切换),然后单击“编辑→查找”菜单命令,在出现的对话框中单击“高级”按钮,将光标停留在“查找内容”框中,单击“特殊字符”按钮并从列表中选择“域”(^P进入“查找内容”框)。单击“查找下一处”按钮就可以找到文档中的域,找到之后将其选中再按下Delete键即可删除。

(2)修改域

修改域和编辑域的方法是一样的,你对域的结果不满意可以直接编辑域代码,从而改变域结果。按下Alt+F9(对整个文档生效)或Shift+F9(对所选中的域生效)组合键,可在显示域代码或显示域结果之间切换。当切换到显示域代码时,就可以直接对它进行编辑,完成后再次按下Shift+F9组合键查看域结果。

(3)取消域底纹

默认情况下,Word文档中被选中的域(或域代码)采用灰色底纹显示,但打印时这种灰色底纹是不会被打印的。如果你不希望看到这种效果,可以单击“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中单击“视图”选项卡,从“域底纹”下拉列表中选择“不显示”选项即可。

(4)锁定和解除域

如果你不希望当前域的结果被更新,可以将它锁定。具体操作方法是:鼠标单击该域,然后按下Ctrl+F11组合键即可。如果你想解除对域的锁定,以便对该域进行更新。只要单击该域,然后按理Ctrl+Shift+F11组合键即可。

(5)解除域链接

如果一个域插入文档之后不再需要更新,可以解除域的链接,用域结果代替域代码即可。你只需要选中需要解除链接的域,按下Ctrl+Shift+F9组合键即可。

二、域速查一览

1.编号

(1)AutoNum域

语法:{ AUTONUM }

用途:将段落顺序编号。

选项:

开关说明:\s 定义分隔字符

 (2)AutoNumLgl域

语法:{ AUTONUMLGL [Switches] }

用途:对法律和技术类出版物自动进行段落编号。

选项:

开关意义:\e 显示无句点的法律式编号

(3)AutoNumOut域

语法:{ AUTONUMOUT }

用途:自动以大纲样式对段落进行编号。

(4)Barcode域

语法:{ BARCODE \u “LiteralText” 或 Bookmark \b [Switches ] }

用途:插入邮政条码(美国邮政局使用的机器可读地址形式)。它既可以插入POSTNET(收信人点条码),也可以插入“外表识别标记”(或称为FIM)。

选项:

指令意义:

“LiteralText” 或Bookmark 收信人地址和邮政编码。后面跟\b开关时,书签可以替代 LiteralText。另外,LiteralText也可以是嵌套域的结果

开关说明:

\b 前接一个书签时,使用书签定义的地址中的邮政编码信息

\f “letter” 插入“外表识别标记”(FIM),由字母指定回邮标记的类型:”A”插入一个礼节性回邮标记;”C” 插入一个商业回邮标记。要打印FIM-A和FIM-C标记,必须有POSTNET条码

\u 表示条码是美国的邮政地址

(5)Bookmark和Ref域

语法:{ [REF] Bookmark [Switches] }

用途:插入指定的书签所代表的文字或图形,而且活动文档中必须有该书签的定义。要插入其他文档中的用书签标记的文字或图形,可以使用INCL?PICTURE或INCL?TEXT域。

选项:

指令意义:

Bookmark 书签名。如果书签所标记的文字包含段落标记,则BOOKMARK域之前的文字将使用书签中段落的格式

开关说明:

\f 增加书签所标记的脚注、尾注或批注序号并插入对应的注释或批注文字

\h 创建到用书签标记的段落的超级链接

\n 域将以无后续句点形式显示交叉引用段落的完整的段落编号

\p 使域使用“见上方”或“见下方”形式显示其相对于源书签的位置

\r 将书签标记段落的无后续句点形式的完整段落编号插入相关文字或相对于编号方案中的位置

\t 与\n、\r 或\w开关连用时,使REF域屏蔽非分隔符或非数字文字

\w 插入用书签标记的段落的段落编号,此编号会反映该段落在文档全部上下文中的位置

(6)ListNum域

语法:{ LISTNUM “Name” [Switches] }

用途:在段落中的任意位置插入一组编号。

选项:

指令解释

Name 将LISTNUM域与指定的列表关联

开关说明

\l 指定在列表中的级别,忽略域的默认动作

\s 指定此域的初始值。请使用整数值

(7)Page域

语法:{ PAGE [\* Format Switch ] }

用途:在PAGE域所在处插入页码。

选项:

开关说明

\*FormatSwitch 可选开关,该开关可替代在“页码格式”对话框的“数字格式”框中选择的数字样式。要改变页码的字符格式,可修改“数字格式”框中的字符样式

(8)RevNum域

语法:{ REVNUM }

用途:插入文档的修订次数,该信息来自“文件”菜单的“属性”对话框中的“统计信息”选项卡。

(9)Section域

语法:{ SECTION }

用途:插入当前节的编号。

(10)SectionPages域

语法:{ SECTIONPAGES }

用途:插入一节的总页数。使用该域时,必须将第一节之后每一节的页从1开始重新编号。

(11)Seq (Seqnce) 域

语法:{ SEQ Identifier [Bookmark ] [Switches ] }

用途:对文档中的章节、表格、图表和其他项目按顺序编号。

选项:

开关说明

\c 重复上一个序列号

\h 隐藏域结果

\n 为指定项目插入下一个序号

\r n 将序号重置为指定的值 n

\s 在“s”后的标题级别处重新设置序号

2.等式和公式

(1)Advance域

语法:{ ADVANCE [Switches ] }

用途:将ADVANCE域后面的文字的起点向上、下、左、右或指定的水平或垂直位置偏移。

选项:

开关说明

\d 下移指定的磅数

\u 上移指定的磅数

\l 左移指定的磅数

\r 右移指定的磅数

\x 指定距栏、图文框或文本框的左边界的距离

\y 移至相对于当前行的指定垂直位置

(2)Eq域

语法:{ EQ Switches }

用途:生成数学公式。

选项:

开关说明

数组开关:\a() 绘制一个二维数组

括号:\b() 用括号括住单个元素

位移:\d() 将下一个字符向左或右移动指定磅数

分数:\f(,) 创建分数

分数:\i(,,) 使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分

列表:\l() 将多个值组成一个列表,列表可作为单个元素使用

重叠:\o() 将每个后续元素打印在前一元素之上

根号:\r(,) 使用一个或两个元素绘制根号

上标或下标:\s() 设置上下标

方框:\x() 在元素四周绘制边框

(3)Symbol域

语法:{ SYMBOL CharNum [Switches] }

用途:插入ANSI字符集中的单个字符或一个字符串。

选项:

指令说明

CharNum 与ANSI代码对应的字符、或其十进制或十六进制值。其中十六进制值必须用0xn这样的格式,即在该十六进制值数n之前加0x(零后面跟一个字母x)

开关说明

\f “字体名” 要插入的字符所用的字体,字体名必须括在引号中。如果没有该开关,字符用SYMBOL域代码所用的字体

\h 插入符号而不影响段落的行距。在用该开关插入大符号时,该符号上部的文字可能会被覆盖

\s 磅 以磅为单位指定字体的尺

\u 指定字符为Unicode

3.链接和引用

(1)AutoText域

语法:{ AUTOTEXT AutoTextEntry }

用途:插入指定的“自动图文集”词条。

选项:

指令意义

AutoTextEntry 需要插入文档的“自动图文集”词条

(2)AutoTextList域

语法:{ AUTOTEXTLIST “LiteralText” \s [StyleName] \t [“TipText”] }

用途:为活动模板中的“自动图文集”词条创建下拉列表。列表会随着应用于“自动图文集”词条的样式而改变。

选项:

指令意义

“LiteralText” 在用户显示下拉菜单前,在文档中显示的文字

StyleName 在列表中显示“自动图文集”词条使用的样式名。它可以是段落样式或字符样式

“TipText” 当鼠标指针停留在域结果上面时,屏幕提示中显示的文字

开关说明

\s 指定列表包含基于特定样式的词条。没有此开关时显示的样式为当前段落样式的“自动图文集”词条。如果当前样式没有相应词条,则显示所有“自动图文集”词条

\t 指定在屏幕提示中显示的特定文字,以替代默认的提示文字

 (3)Hyperlink域

语法:{ HYPERLINK “FileName” [Switches ] }

用途:插入带有提示文字的超级链接,可以从此处跳转至其他位置。

选项:

指令意义

“Filename” 要跳转到的目标的位置。如果其中包含较长的带空格文件名,请用引号引起来,并用双反斜杠替代单反斜杠指定路径

开关说明

\l 指定此超级链接跳转到的文件中的位置

\m 为服务器端图像映射添加超级链接的坐标

\n 使目标位置信息在新窗口打开

\o 指定超级链接的屏幕提示文字

\s 指定跳转位置,但此位置没有命名。以拖动信息方式创建的超级链接会出现此开关

\t 指定将链接重新定向进的目标。使用此开关可以创建从框架页指向要显示在该框架之外的页面的链接

(4)Incl?Picture域

语法:{ INCL?PICTURE “FileName” [Switches] }

用途:插入指定的图形。

选项:

指令意义

“FileName” 图形文件名称和位置

\c Converter 标识所需的图形过滤器

\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度

(5)Incl?Text域

语法:{ INCL?TEXT “FileName” [Bookmark ] [Switches] }

用途:插入命名文档中包含的文字和图形。注意:可以插入整篇文档;如果是Word文档,可以只插入由书签引用的部分。

选项:

指令意义

“FileName” 文档名称和位置

Bookmark 书签名,引用文档中要包含的部分

开关说明

\c ClassName

\! 禁止 Word 更新插入文字中的域,除非此域先在源文档中得到更新

(6)Link域

语法:{ LINK ClassName “FileName” [PlaceReference ] [Switches ] }

用途:将从其他应用程序复制来的信息通过OLE链接到源文件。

选项:

指令意义

ClassName 链接信息的应用程序类型

“FileName” 源文件的名称和位置

PlaceReference 标识源文件被链接的部分

开关说明

\a 自动更新LINK域,删除此开关则使用人工更新

\b 链接对象作为位图插入

\d 图形数据不随文档保存,以减小文件长度

\h 以HTML文本格式插入链接对象

\p 链接对象作为图片插入

\r 以RTF格式插入链接对象

\t 以纯文本格式插入链接对象

(7)NoteRef域

语法:{ NOTEREF Bookmark [Switches] }

用途:插入用书签标记的脚注或尾注引用标记,以便多次引用同一注释或交叉引用脚注或尾注。

选项:

指令意义

Bookmark 引用脚注或尾注引用标记的书签名。书签必须引用文档正文中的引用标记,而不是脚注或尾注窗口中的标记。如果不存在书签,必须创建一个

开关说明

\f 插入引用标记和与脚注引用样式或尾注引用样式相同的字符格式

\h 插入指向用书签标记的脚注的超级链接

\p 插入脚注或尾注的相对位置。如果文档中书签之前有NOTEREF域,则其值为“见下方”。如果书签之后有NOTEREF域,则其值为“见上方”。如果NOTEREF域在书签之中,则返回一个错误

(8)PageRef域

语法:{ PAGEREF Bookmark [\* Format Switch ] }

用途:插入书签的页码,作为交叉引用。

选项:

开关说明

\* Format Switch 可选开关,该开关可替代在“页码格式”对话框的“数字格式”框中选择的数字样式

\h 创建指向用书签标记的段落的超级链接

\p 使域显示其相对于源书签的位置。当PAGEREF域不在当前页时使用字符串“on page #”。当PAGEREF域在当前页时,省略“on page #”并且只返回“见上方”或“见下方”

(9)Quote域

语法:{ QUOTE “LiteralText” }

用途:将指定文字插入文档。

选项:

指令说明

“LiteralText” 插入文档的文字。这些文字必须用引号括起来。并可包含除AUTONUM、AUTONUMLGL、AUTONUMOUT或SYMBOL外的其他任何域

(10)Ref域

语法:{ [REF] Bookmark [Switches] }

用途:插入指定的书签。

选项:

开关用途

\f 增加书签所标记的脚注、尾注或批注编号并插入相应的注释或批注文字

\h 创建一个指向有书签标记的段落的超链接

\n 使该域显示所引用段落的完整段落编号,后面不跟句号。Word 将不显示上几级的信息,除非该信息包含在当前级中

\p 用单词“见上方”或“见下方”显示该域相对于源书签的位置

\r 将书签标记段落的无后续句号形式的完整段落编号插入相关文字或相对于编号方案中的位置

\t 与 \n、\r 或 \w 开关连用时,使REF域屏蔽非分隔符或非数字文字

\w 插入用书签标记的段落编号,此编号会反映该段落在文档全部上下文中的位置

(11)StyleRef域

语法:{ STYLEREF StyleIdentifier [Switches ] }

用途:插入具有指定样式的文本。如果将STYLEREF域插入页眉或页脚,则打印出的是当前页上具有指定样式置的第一处或最后一处文本。

选项:

指令用途

StyleIdentifier 要插入文本所具有样式名。该样式可以是段落样式或字符样式。如果样式名中包含空格,那么请用引号将其括起来

开关说明

\l 插入当前页上最后一处具有指定样式的文本,而不是第一处具有该样式的文本。Word在当前页自下向上搜索该样式,而不是由上而下搜索(后者是默认值)

\n 使该域显示引用段落的完整段落编号,后面不跟句点。Word将不显示上几级的信息,除非该信息包含在当前级中

\p 用单词“见上方”或“见下方”显示该域相对于源书签的位置

\r 插入用书签标记的段落的,在相关上下文(即按段落编号安排相关的上下文)中的完整段落编号,后面不跟句点

\t 在与\n、\r或\w等开关连用时,指示STYLEREF域删除非分隔符或非数字文本

\w 插入用书签标记的段落在整个上下文中的完整段落编号

4.日期和时间

(1)CreateDate域

语法:{ CREATEDATE [ \@ “Date-Time Picture”] }

用途:插入第一次以当前名称保存文档时的日期和时间。

选项:

指令意义:\@” Date-Time Picture” 指定替代默认格式的日期和时间格式

(2)Date域

语法:{ DATE [ \@ “Date-Time Picture”] [Switches] }

用途:插入当前日期。

选项:

开关说明

\l 插入日期,其格式为最后一次在“插入”菜单中的“日期和时间”对话框中选中的格式

\@ “Date-Time Picture” 指定替代默认格式的日期格式

(3)EditTime域

语法:{ EDITTIME }

用途:插入文档创建后的总编辑时间,以分钟为单位。它与“文件”菜单中的“属性”对话框“统计信息”选项卡中的时间一致。

(4)PrintDate域

语法:{ PRINTDATE \@ “Date-Time Picture” }

用途:插入上次打印文档的日期。

选项:

指 令 说   明

\@ “Date-Time Picture” 指定一种与默认格式不同的日期格式

(5)SaveDate域

语法:{ SAVEDATE [\@ “Date-Time Picture”] }

用途:用“文件”菜单中“属性”对话框的“统计信息”选项卡的信息(指其中“修订次数”一项),插入文档最后保存的日期和时间。

选项:

指令说明:\@ “Date-Time Picture” 指定一种与默认格式不同的格式

(6)Time域

语法:{ TIME [\@ “Date-Time Picture”] }

用途:插入当前时间。

选项:

指令意义:\@ “Date-Time Picture” 指定一种不同于默认设置的时间格式

5.索引和目录

(1)Index域

语法:{ INDEX [Switches] }

用途:建立并插入一个索引。

选项:

开关说明

\b 书签 为文档中由指定书签标记的部分建立索引

\c 列 在一页上建立多于一栏的索引

\d “分隔符” 与\s开关连用时,指定序列号与页码之间的分隔符(最多为五个字符)

\e “分隔符” 指定索引项和页码之间的分隔符(最多为五个字符)

\f “标识符” 只用指定类型的索引项建立索引

\g “分隔符” 指定表示页面范围时所用的分隔符(最多为五个字符)

\h “标题” 在索引中按字母顺序排列的各组索引项之间插入具有“索引标题”样式的文本

\l “分隔符” 指定多页引用间的分隔符

\p “范围” 根据指定的字母生成索引

\r 把次索引项与主索引项放在同一行中

\s 其后跟有序列名时,将序列号添加到页码中

(2)RD域

语法:{ RD “FileName”}

用途:用来在根据TOC、TOA或INDEX域创建目录、引文目录、或索引时,识别要包含的文件。

选项:

指令说明

“FileName” 创建目录、引文目录或索引时要加入的文件。如果路径中包含带空格的长文件名,那么请用引号将其括起来。指定路径时应用双反斜杠代替单反斜杠

(3)TA域

语法:{ TA [Switches ] }

用途:定义引文目录项的文本和页码

选项:

开关说明

\b 为目录项的页码设置粗体格式

\c “Category” 指定目录项的类别,这是一个对应于“标记引文”对话框中“类别”框中的类别顺序的数字。此数字确定了引文在引文目录中的分组方式

\i 使目录项的页码显示为斜体

\l “Long” 为引文目录中的目录项定义长引文

\r Bookmark 由将由指定书签标记的页的页码范围作为该目录项的页码插入

\s “Short” 定义目录项的缩写形式

(4)TC域

语法:{ TC “Text” [Switches ] }

用途:定义显示在目录或表格、图表及其他类似项目的列表中的项目的文本和页码。

选项:

指令意义

“Text” 作为目录项的文本

开关说明

\f 类别 收集在特定目录列表中的目录项类别。可使用唯一的“类型”标识符(通常为 A – Z )标识来标识不同类型的列表项

\l 级别 TC 项目的项目级别。例如域{ TC “Entering Data” \l 4 }标记项目的级别为4,于是Word将内置样式“TOC4”应用于目录中的该项。如果没有指定级别,则采用级别1

(5)TOA域

语法:{ TOA [Switches ] }

用途:生成并插入引文目录。

选项:

开关说明

\c “Category” 指定引文目录中要收集的目录项类别

\b Bookmark 只从指定书签所标记的文档部分收集目录项

\e “Separators” 指定分隔引文目录目录项及其页码的字符(最多五个)

\f 在引文目录中取消目录项在文档中所具有的格式

\g “Separators” 指定分隔页面范围的字符(最多五个)

\h 在引文目录中包含目录项的类别标题

\l 指定分隔多页引用的字符(最多五个)

\p 以“各处”替换指向同一引文的五个或更多个页面引用

\s Identifier 在页码之前包含一个编号,例如事例编号或节号

\d “Separator” 同 \s 开关结合使用,指定分隔序号和页码的字符(最多五个)

(6)TOC域

语法:{ TOC [Switches ] }

用途:建立一个目录。

选项:

开关作用

\a 标识符 列出用“插入”菜单中的“题注”命令加上题注的项目,但省略题注标签和编号

\b 书签名 只收集用指定书签标记的那部分文档中的目录项

\c “SEQ 标识符” 列出表格、图表或其他用 SEQ(序号)域编号的项目

\f 项标识符 基于TC域建立目录

\h 超级链接 将目录项作为超级链接插入

\l 级别 建立的目录中只包含指定为特定级别的 TC 域

\n 级别 在目录中省略页码

\o “标题” 根据具有内置标题样式的段落建立目录

\p “分隔符” 指定目录项和页码之间的分隔符

\s 标识符 在页码前加入如章节号之类的号码。章节或其他项必须用SEQ域编号

\d “分隔符” 与 \s 开关连用时,指定用于分隔序号和页码的字符

\t “样式,级别,

样式,级别,,…” 根据样式不同于内置标题样式的段落建立目录

\w 在目录中保留制表符项

\x 在目录中保留换行符

\z 在 Web 版式视图中隐藏制表和页码

(7)XE域

语法:{ XE “Text” [Switches ] }

用途:为索引项定义文本和页码。

选项:

指 令 说   明

“Text” 要索引中显示的文本。要指明一个次索引项,需加入主索引项文本和次索引项文本,并用冒号(:)将其隔开

开关说明

\b 将该索引项的页码设为加粗格式

\f “类型” 定义索引项类型

\i 将索引项的页码设为斜体

\r 书签 插入由指定书签标记的页面范围的页码作为索引项的页码

\t “文本” 插入文本以代替页码

6.文档信息

(1)Author域

语法:{ AUTHOR [ “NewName” ] }

用途:插入文档作者的姓名。新文档或模板的作者名在“选项”对话框的“用户信息”选项卡中指定。

选项:

指令意义

“NewName” 用来替代活动文档或模板中的作者姓名的可选文字。最长255个字符,必须放在引号中

(2)Comments域

语法:{ COMMENTS [“NewComments” ] }

用途:插入当前文档或模板的“文件”菜单中“属性”对话框“摘要信息”选项卡“备注”框中的内容。

选项:

指令意义

“NewComments” 可选文字,用来替代“备注”框中的内容,最长255个字符

(3)DocProperty域

语法:{ DOCPROPERTY “Name “}

用途:插入“文件”菜单中的“属性”对话框中的文件信息。

选项:

指令意义

“Name” “属性”对话框中的属性。单击“插入”菜单中的“域”对话框中的“选项”按钮可以选择一种属性

(4)FileName域

语法:{ FILENAME [Switches] }

用途:插入文档文件名,此文件名记录在“文件”菜单的“属性”对话框中的“常规”选项卡内。

选项:

开关说明

\p 文件名包含文件位置(即路径)

(5)FileSize域

语法:{ FILESIZE [Switches ] }

用途:插入按字节计算的文档大小。

选项:

开关说明

\k 显示按千字节(K)计算的结果,取整为最接近的整数

\m 显示按兆字节(MB)计算的结果,取整为最接近的整数

(6)Info 域

语法:{ [ INFO ] InfoType [“NewValue”] }

用途:插入记录于“文件”菜单中的“属性”对话框中有关活动文档或模板的信息。

选项:

指令意义

InfoType 属性类型

“NewValue ” 可选信息,用于更新活动文档或模板的“属性”对话框。可以为下列属性指定新信息:AUTHOR、COMMENTS、KEYWordS、SUBJECT和TITLE

(7)Keywords域

语法:{ KEYWordS [“NewKeywords” ] }

用途:插入活动文档或模板的“属性”对话框中“摘要信息”选项卡上“关键字”框内的内容。

选项:

指令意义

“NewKeywords” 可选文字,用于替代“属性”对话框中“关键字”框的内容。最长255个字符,必须置于引号中

(8)LastSavedBy域

语法:{ LASTSAVEDBY }

用途:插入最后更改并保存文档的修改者姓名,该姓名来自“文件”菜单中的“属性”对话框的“统计信息”选项卡。

(9)NumChars域

语法:{ NUMCHARS }

用途:插入文档包含的字符数,该数字来自“文件”菜单的“属性””对话框中“统计信息”选项卡。

(10)NumPages域

语法:{ NUMPAGES }

用途:插入文档的总页数,该数字来自“文件”菜单的“属性”对话框中“统计信息”选项卡。

(11)NumWords域

语法:{ NUMWordS }

用途:插入文档的总字数,该数字来自“文件”菜单的“属性”对话框中“统计信息”选项卡。

(12)Subject域

语法:{ SUBJECT [“NewSubject”] }

用途:插入“摘要信息”选项卡“主题”框的内容。

选项:

指令意义

“NewSubject” 可选文本,用于替换活动文档或模板“主题”框中的内容。最多可以有255个字符,必须用引号括起来

(13)Template域

语法:{ TEMPLATE [Switches ] }

用途:插入文档模板的文件名,该信息来自“文件”菜单中“属性”对话框的“摘要信息”选项卡。

开关作用

\p 在文件名中包括文件位置(即路径)

  (14)Title 域

语法:{ TITLE [“NewTitle”] }

用途:插入“摘要信息”选项卡“标题”框的内容。

语法:

指令意义

“NewTitle” 可选文本,用于替换活动文档或模板“属性”对话框中的当前标题的,而且不能超过255个字符

7.文档自动化

(1)Compare域

语法:{ COMPARE expression_r1 Operator expression_r2 }

用途:比较两个值,如果比较结果为真,则显示“1”,如果为假,则显示“0”。

选项:

指令意义

expression_r1

expression_r2

要比较的值或表达式。表达式可以是书签名、文字串、数字、能够返回一个值的嵌套域或数学公式

Operator 比较操作符。请在每个操作符前后各插入一个空格

操 作 符 描   述

等于

<> 不等于

大于

小于

>= 大于等于

<= 小于等于

说明:如果操作符是=或<>,则可以在expression_r2中用问号(?)表示任意单个字符,或用星号(*)表示任意字符串。表达式必须在引号内,以作为字符串进行比较。如果expression_r2中用了星号,expression_r1中对应于星号的部分加上expression_r2中其余字符,总共不能超过128个字符。

(2)DocVariable域

语法:{ DOCVARIABLE “Name” }

用途:插入赋予文档变量的字符串。每个文档都有一个变量集合,可用VBA(Visual Basic for Applications)编程语言对其进行添加和引用。可用此域来显示文档中文档变量内容。

选项:

指令意义

“Name” 文档变量名

(3)GoToButton域

语法:{ GOTOBUTTON Destination DisplayText }

用途:插入跳转命令,以方便查看较长的联机文档。

选项:

指令意义

Destination 书签、页码或脚注或批注等

字   母 说   明

脚注

批注

字母后的数字并不指该项的实际编号。例如“f4”指文档中第四个脚注,与引用标记的编号无关

DisplayText 显示为“按钮”的文字或图形。可以在此使用结果为文字或图形的域,如BOOKMARK或INCLUDEPICTURE。域结果中文字或图形必须在一行中

(4)If域

语法:{ IF expression_r1 Operator expression_r2 TrueText FalseText }

用途:比较二值,根据比较结果插入相应的文字。如果用于邮件合并主文档,则IF域可以检查合并数据记录中的信息,如邮政编码或帐号等。例如,可只发信给某市的客户。

选项:

指令意义

expression_r1、expression_r2 要进行比较的值或表达式(可以是书签名、字符串、数字、返回一个值的嵌入域或数学公式)

Operator 比较操作符(其前后必须各插入一个空格)

操 作 符 说   明

等于

<> 不等于

大于

小于

>= 大于或等于

<= 小于或等于

TrueText、FalseText 比较结果为真时得到TrueText,为假时得到FalseText。如果没有指定假文字而比较结果为假,则IF域没有结果

(5)MacroButton域

语法:{ MACROBUTTON MacroName DisplayText }

用途:插入宏命令。

选项:

指令意义

MacroName 双击域结果时运行的宏名。活动文档模板或通用模板中必须有要运行的宏

DisplayText 显示为“按钮”的文字或图形。可使用结果为文字或图形的域,如BOOKMARK或INCLUDEPICTURE。在域结果中,文字或图形必须在一行内,否则会出错

(6)Print域

语法:{ PRINT “PrinterInstructions” }

用途:将打印控制代码字符发送到选定的打印机,Word只有在打印文档时才显示结果。

说明:只有在用PostScript打印机或Hewlett-PackardLaserJet打印机时,PRINT域才能很好地发挥作用。如果使用其他类型的激光打印机,则可能无法正常工作。如果使用点阵打印机,PRINT域只有当该打印机支持PassThrough命令时才能正常工作。

8.用户信息

(1)User Address域

语法:{ USERADDRESS [“New Address”] }

用途:插入“用户信息”选项卡“通讯地址”框中的地址。

选项:

指令说明

“New Address” 插入指定地址,而不使用“用户信息”选项卡中的地址。可将地址输在一行中,也可用Enter或Shift+Enter组合键来分隔地址的各行

(2)User Initials域

语法:{ USERINITIALS [“New Initials”] }

用途:插入从“用户信息”选项卡“缩写”框中得到的缩写。

选项:

指令意义

“NewInitials” 插入指定的姓名缩写,而不使用“用户信息”选项卡中的缩写。新缩写不改变“用户信息”选项卡中的内容

(3)UserName域

语法:{ USERNAME [“NewName”] }

用途:插入从“用户信息”选项卡“姓名”框中得到的用户姓名。

选项:

指令说明

“NewName” 插入指定的姓名,而不使用“用户信息”选项卡中的姓名。新姓名不改变“用户信息”选项卡中的内容

9.邮件合并

(1)AddressBlock域

语法:{ ADDRESSBLOCK [Switches ] }

用途:插入邮件合并地址块。

选项:

开关说明

\c 指定国家/地区格式。键入0(零)将一直不包括国家/地区;键入1会一直包括国家/地区;键入2则只在与\e的值不同时包括国家/地区

\e 指定地址块中要排除的国家/地区,当邮件既包括国内又包括国外收件人时,此开关很有用处

\f 通过提供合并域占位符模板,指定名称和地址的格式

\l 指定用于设置地址格式的语言标识号

(2)Ask域

语法:{ ASK Bookmark “Prompt” [Switches ] }

用途:提示输入信息并指定一个书签代表输入的信息。

选项:

指令意义

Bookmark 分配给应答信息的书签名

“Prompt” 显示在对话框中的提示文字,例如“请输入您的姓名:”

开关用途

\d “Default ” 指定用户没有在提示对话框中键入应答信息时,使用的默认应答信息

\o 指定了在邮件合并主文档中使用该域时,只显示一次提示信息,而不是每次合并新的数据记录都显示提示

(3)Compare域

语法:{ COMPARE expression_r1 Operator expression_r2 }

用途:比较两个值,如果比较结果为真,则显示“1”,如果为假,则显示“0”(零)。在 = (Formula) 域中可使用该域以及AND和OR函数来创建复合逻辑表达式,然后在IF域中使用 = (Formula) 域的结果。

(4)Database域

语法:{ DATABASE [Switches] }

用途:在Word 表格中插入一个数据库查询的结果。如果列数大于等于62,DATABASE域将查询结果分列(用制表符分隔)插入。该DATABASE域含有连接数据库、并执行“结构查询语言”(SQL)查询所需的所有信息。

选项:

开关说明

\b “求和” 指明由\l开关指定的表格格式的哪些属性将应用于表格。如果\l开关为空,那么\b开关的值必须为16,即“自动匹配”。可使用下列值的任意组合来指定该开关的值

开 关 值 指定格式属性

边框

底纹

字体

颜色

16 自动匹配

32 标题行

64 最后一行

128 第一列

256 最后一列

\c “连接信息” 指定与数据的连接

\d “位置” 数据库的路径和文件名

\f “开始编号” 指定要插入的第一个数据记录的记录号

\h 把数据库的字段名作为列标题插入结果表格

\l “格式# ” 对数据库查询结果使用“表格自动套用格式”对话框(该对话框位于“表格”菜单中)中的一种格式。“格式#”数字由对话框中所选的表格格式决定。如果使用了该开关并且\b开关未指明表格属性,那么Word将插入一个无格式表格

\s “SQL” SQL指令。指令中每个引号标记前必须插入一个反斜杠(\)

\t “结束编号” 指定要插入的最后一个数据记录的记录号

(5)Fillin域

语法:{ FILLIN [“Prompt”] [Switches] }

用途:提示用户输入文字。用户的应答信息会打印在域中。

选项:

开关说明

\d “Default ” 当用户没有在提示对话框键入任何信息时,指定的默认应答信息

\o 在邮件合并过程中只提示一次,而不是每次合并新数据记录都提示。在每篇结果合并文档中都插入相同的应答信息

(6)GreetingLine域

语法:{ GREETINGLINE [Switches ] }

用途:插入邮件合并问候语。

选项:

开关说明

\e 如果数据源的域名为空,则指定包括在合并域中的文本

\f 指定包括在域中的格式名称

\l 指定用于设置地址格式的语言标识号,默认的语言标识号是文档中的一个字符的语言的标识号

(7)If域

语法:{ IF expression_r1 Operator expression_r2 TrueText FalseText }

用途:比较两数值,并根据比较结果插入相应文字。

选项:

(8)MergeField域

语法:{ MERGEFIELD FieldName }

用途:在邮件合并主文档中将数据域名显示在“《》”形的合并字符之中。

选项:

指令意义

FieldName 所选数据源的域名记录中所列数据域名。域名必须完全符合域名记录中的域名

(9)MergeRec域

语法:{ MERGEREC }

用途:将 ERGEREC 显示为一个域结果。在一个邮件合并主文档中使用该域可在合并的各个文档中打印相应的合并数据记录的编号。

(10)MergeSeq域

语法:{ MERGESEQ}

用途:统计域与主控文档成功合并的数据记录数。

(11)Next域

语法:{ NEXT }

用途:指示Word将下一个数据记录合并到当前生成的合并文档中,而不是重新开始一个新的合并文档。

(12)NextIf域

语法:{ NEXTIF expression_r1 Operator expression_r2 }

用途:比较两个表达式,如果比较结果为真,则Word把下一条数据记录合并到当前合并文档中。主文档中NEXTIF域后面的Merge域由下一个数据记录的值所代替,而不是当前的数据记录;如果比较结果为假,则Word将下一个记录合并到一个新的合并文档中。

(13)Set域

语法:{ SET Bookmark “Text” }

用途:定义指定书签名所代表的信息。

选项:

指令说明

Bookmark 要用来代表信息的书签名

“Text” 书签所代表的信息。文本需用引号括起来,数字不必用引号括起来。此信息可为嵌套域的结果

  (14)SkipIf域

语法:{ SKIPIF expression_r1 Operator expression_r2 }

用途:SKIPIF域可以比较两个值。如果比较结果为真,那么SKIPIF取消当前合并文档,移至数据源的下一条数据记录,并开始一个新的合并文档。如果比较结果为假,那么Word将继续处理当前合并文档。

三、域应用实例详解

 1.插入“题注”

文档中经常需要插入图片、公式和图表等对象,传统的手工编号方法仅仅适用于小型文档。如果文档中的此类对象很多,执行增删操作之后需要修改大部分编号,很容易发生错、漏等问题。利用“题注”功能可以提高编号更新的效率。

(1)新建标签

单击“插入→引用→题注”菜单命令,即可打开“题注”对话框,其中内置的“标签”(即编号的前缀)仅有“表格”、“公式”和“图表”。假如我们需要的标签是“图”,可以单击“新建标签”按钮,在出现的对话框中输入“图”,确定以后即可在“标签”下拉列表中看到它。如果你不再需要“标签”下拉列表中的某一项,只需选中它之后,单击“删除标签”按钮就可以将其删除。

假如你的图片编号(后缀)需要采用其他格式,如一、二、三等类型。可以单击“题注”对话框中的“编号”按钮。在出现的对话框中的“格式”下拉列表中选择你需要的编号样式。如果图片编号需要包含章节号,你只需选中“章节号”选项,然后在下面的列表中选择“章节起始样式”和分隔符样式。

(2)自动插入题注

当你在文档中插入图片(或其他对象)以后,Word就会根据设置自动将“题注”(图片编号)放到指定位置。单击“题注”对话框中的“自动插入题注”按钮,在出现的对话框中根据需要选中其中列出的若干对象。然后打开“使用标签”和“位置”下拉列表,选择自动插入时使用的标签和题注所在位置。

假如你选中了“自动插入题注”对话框中的“Microsoft Word图片”,只要你在Word文档中插入图片。Word即会按照设置自动将编号放入特定位置。当你再次执行图片插入操作以后,图片编号的前缀不变、后缀顺序增加,并按原来的设置自动插入文档。这种方法适用于把图片直接插入文档的场合。

(3)手动插入题注

如果用户没有设置“自动插入题注”,可以在文档中找到插入图片编号的位置。打开“插入题注”对话框,选择“标签”样式后单击“确定”按钮,图片编号就会插入光标所在位置。再次执行上述操作,编号同样按前缀不变、后缀顺序增加的原则插入。此法比较适用于图片没有插入文档,但是需要在文档中标注图片编号的场合。

(4)调整图片编号

图片插入文档以后,会发生增加或删除的情况。如果你在原来的编号之间插入了新的图片,Word会自动进行调整,使编号符合顺序排列的原则。假如你在图16后插入了一幅新的图片,则Word会自动将其命名为图17,并将原来的图17修改为图18,以此类推自动完成编号的整体调整。

假如你删除了文档中的某幅图片,只需将对应的编号删除。然后选中已删除编号前(后)某个图片编号,单击鼠标右键,在出现的菜单中选择“选择格式相似文本”命令,将文档中的所有图片编号选中。再次单击鼠标右键,在出现的菜单中选择“更新域”命令,所有图片编号就会自动顺序调整。

注意:“题注”不仅可以为文档中的图片编号,还可以为公式、图表、表格等对象编号,只要编号的前缀不同,编号就是相互独立的。例如文档中可以出现“图1”、“图2”和“公式1”、“公式2”之类编号格式,但它们是前缀不同的两个系列的编号。

2.交叉引用题注

编写论文、报告之类的文档,往往需要反复提及公式、图表之类的对象。如果遇到这些内容都采用重复输入的方法,不仅浪费时间而且不利于对象的更新。使用“交叉引用”就可以避免这类问题,下面以公式为例说明它的使用方法。

假如我们在文档中插入了一个表格,可以按前面介绍的办法给它设置一个编号(例如“表格1”)。而在后面的文档中需要出现“请参见表格1”字样,就可以使用交叉引用。

(1)插入交叉引用题注

首先把光标放置在“请参见”后面,单击“插入→引用→交叉引用”菜单命令,打开“交叉引用”对话框。单击“引用类型”下拉列表,选择你需要引用的对象类型,这里应该选择“表格”。单击“引用内容”下接列表,该列表中提供了“整项题注”、“只有标签和编号”、“只有题注文字”和“页码”等选项。对公式等对象来说,如果选择了“整项题注”,则公式和它的编号(即“题注”)会同时插入当前光标位置;如果选择“只有标签和编号”,则“表格1”这种形式的引用就会插入当前光标位置;选择“只有题注文字”以后,则“表格1”后面输入的一些说明性文字,例如“该表格制作于2003年8月18日”,那么交叉引用就会把这些文字(段落标记之前的)插入当前光标位置;选择“页码”以后,则“表格1”所在的页码就会插入当前光标位置。

“交叉引用”对话框还有一个“插入为超级链接”选项,如果选中该项以后把交叉引用插入文档,那么用户可以按下Ctrl键,单击交叉引用文字,这时光标就会跳转到引用的“题注”位置。例如插入“表格1”时选中了该选项,则按住Ctrl键单击交叉引用处的“表格1”,那么光标就会跳转到“题注”“表格1”前面,大大方便用户快速查看文档中的特定内容。

(2)管理交叉引用题注

交叉引用的内容不会自动更新,所以需要在文档定稿前手动更新。由于交叉引用题注使用的是“REF”域,所以它的删除、更新和编辑等,完全与前面介绍的域相同,这里就不再重复说明了。

注意:交叉引用只能引用位于同一文档中的对象,如果需要引用其他文档中的对象,首先请将文档合并到主控文档。

3.交叉引用标题

对于比较长的文档来说,用户往往需要查看某个标题或其下的内容,例如“参见2.交叉引用题注”之类,从而为读者的阅读提供更详细的线索。如果用户已经为文档的各级标题应用了标题样式,也就是为不同的标题设置了相应的级别,就可以在文档中交叉引用标题了。下面以交叉引用标题“2.交叉引用题注”为例,说明交叉引用标题的方法。

(1)插入交叉引用标题

打开“交叉引用”对话框。单击“引用类型”下拉列表,选择你需要引用的对象类型,这里应该选择“标题”。单击“引用内容”下拉列表,该下拉列表中提供了“标题文字”、“页码”、“标题编号”和“标题编号(无上下文)”等选项。

对“2.交叉引用题注”样式来说,如果选择“标题文字”,那么灰色(说明它是域)的“2.交叉引用题注”字样就会插入当前光标;在“引用内容”下拉列表中选择“页码”,并在“引用哪一个编号项”列表中选择好标题,单击“确定”按钮,所选中标题的页码就会出现在当前光标位置。“标题编号”、“标题编号(无上下文)”的用途与“页码”相似,它可以把“引用哪一个编号项”列表中所选择的标题编号插入当前光标位置(如果标题未使用Word提供的标题自动编号功能,则显示出来的标题编号是“0”)。

假如我们在交叉引用标题时选中了“插入为超级链接”选项,那么按住Ctrl键单击交叉引用标题,这时光标就会跳转到标题“2.交叉引用题注”的前面,其用途也是便于快速查看文档中的特定标题。

(2)管理交叉引用标题

从上面的介绍不难看出,交叉引用标题和交叉引用题注的本质是相同的,有关它的删除、更新和编辑请参照前文的介绍。

(3)其他交叉引用对象

除了上面介绍的这几种交叉引用对象以外,书签、脚注和尾注等也可以作为交叉引用的对象。其中脚注和尾注用来给文档中的文本提供解释、批注以及参考资料。一般脚注用于对文档内容进行注释说明,而尾注则用来说明文档所引用的文献。书签则是加以特别标识和命名的位置或文本,以便在需要的时候快速引用或定位,它与阅读普通书籍时使用书签的作用相同。用户可以使用书签标明需要重点阅读的文本,从而在需要时快速找到所在的位置(单击“编辑→定位”菜单命令)。

如果你的文档中插入了上述几种对象,打开“交叉引用”对话框的“引用类型”列表就可以看到它们。如果需要从文档的某处快速查看其他书签、脚注和尾注等,同样可以使用交叉引用,相关操作方法同上。

4.目录编制

对大型文档来说,目录是不可或缺的组成部分。它是文档中若干级别标题的列表,用户可以通过目录查阅文档主题和标题的页码,Word文档还可以通过目录实现文档的快速浏览。在Word中,我们可以利用域来实现自动编制和管理目录。

(1)设置标题级别

样式是应用于文本的一系列格式(字体、字号和标题级别等)的集合,它是快速设置文本格式和生成目录必不可少的工具,设置标题的大纲级别使用“样式”最为快捷。如果文档中以一、二等编号开头的是一级标题,1、2等编号开头的是二级标题,则设置标题样式(级别)的方法有以下几种:

把光标放入一、二等编号开头的标题,打开“格式”工具栏中的“样式”下拉菜单,选中其中的“标题1”选项。重复上述操作,将其他一级标题全部设置为“标题1”。接着按相同方法,给文档中的二级标题应用“标题2”样式,以此类推。全部标题的样式设置完成后,你就可以看到每个标题前面有一个小黑点。只有这样,Word提供的目录编制功能才能生效。

如果你经常使用几种固定的标题样式,但是模板中的样式又不符合要求,可以对模板或正在使用的样式进行修改。最简单的方法是单击“格式”工具栏中的“样式和格式”按钮,在打开的“样式”任务窗口中选中某种标题样式,单击其右边的下拉按钮打开菜单,选择“修改”命令,就可以打开“修改样式”对话框进行修改,修改完毕,存为模板文件即可。限于篇幅,这里就不介绍具体操作方法。

(2)建立目录

建立目录前,你需要将光标插入建立目录的位置(一般位于文档大标题之后)。然后单击“插入→引用→索引和目录”菜单命令,打开“索引和目录”对话框,单击“目录”选项卡,单击“格式”下拉列表,从中选择内置的目录样式,然后设置目录编制的级别。假如编制的目录需要显示出三级标题,则应在“显示级别”框中输入或选择“3”。设置完成,单击“确定”按钮,Word即会在指定地方建立灰色的目录。如图2所示。

上述对话框中,“显示页码”选项可以显示目录中各级标题所在的页码;“页码右对齐”选项可以使页码与右页边距对齐;“制表符前导符”选项可以选择连接标题文字与页码的圆点、实线或虚线;“使用超链接而不使用页码”选项,则为目录中的每一个标题创建超链接,用户按住Ctrl键单击标题即可跳转到文档中的相应位置。

(3)更新目录

如果目录建立之后文档的结构发生了变化,这就需要用户更新目录。单击“视图→工具栏→大纲”菜单命令,打开“大纲”工具栏,单击其中的“更新目录”按钮即可。或者直接按下F9键也可对目录进行更新。

(4)删除目录

如果你想删除已经建立的全部目录,可以按上面介绍的方法打开“大纲”工具栏,单击“转到目录”按钮。则目录中的所有标题都会被选中,此时只要按下Delete键就可以将目录全部删除。假如你要删除目录中的部分标题,只要把这些标题选中即可按相同方法删除。

5.编制索引

索引是按照一定分类标准和需要,把文档中的主要概念或名词术语摘录下来,标明它们的出处(即页码),并且按一定顺序排列供读者查阅的资料。Word提供了为文档编制索引的功能。

(1)标记索引项

编制索引的第一步是标记文档中的名词、短语和符号之类的索引项,以便为标记索引提供对象。索引标记可以是文档中的一处,也可以是文档中相同内容的全部。如果标记了文档中同一内容的所有索引项,可选择一种索引格式并编制完成。此后Word将会自动收集索引项,按照字母顺序排序和引用页码,并自动查找或删除同一页中的相同项,然后在文档中显示索引。

这里以标记本文中的“域代码”为例。首先用鼠标选中文档内的“域代码”三个字,然后单击“插入→引用→索引和目录”菜单命令,在出现的对话框中单击“索引”选项卡。单击“标记索引项”按钮,在出现的对话框中单击“标记”按钮。此时,文中的“域代码”后将出现“{XE “域代码”}”标记,单击工具栏中的“显示/隐藏编辑标记”按钮,可以隐藏或显示“XE “域代码””标记。假如需要标记文中出现“域代码”三个字的所有位置,可以单击“标记索引项”对话框中的“标记全部”按钮,这样文中出现“域代码”的位置都会出现“XE “域代码””标记。

(2)提取标记索引

当文档中的名词、短语等索引项被标记之后,就可以提取所标记的索引了。把光标插入文档最后的一个空白行位置,单击“插入→引用→索引和目录”命令,一个索引就出现在光标位置。如果单击了对话框中的“标记全部”按钮,则会标记出索引的名词或短语出现的页码,并且按照索引项的笔画或拼音进行排序,便于读者按照索引的提示查找相关内容。

(3)更改索引格式

当文档中的索引被提取出来以后,如果要对已经生成的索引格式进行更改,可以把光标放入索引所在的行或其下面一行。单击“插入→引用→索引和目录”命令,打开对话框以后在“索引”选项卡中选择以下内容:

“页码右对齐”选项可以使页码与右页边距对齐;“制表符前导符”选项可以选择索引项和页码之间的实线、虚线等符号;“缩进式”选项可以在主索引项下方列出次索引项,“接排式”选项则将次索引项与主索引项置于同一行;“栏数”选项将索引设置为用户输入数字所确定的栏数,如果想使索引的栏数与文档中的栏数相同,可以选择“自动”;“语言(国家/地区)”选项供用户选择用于索引的语言,你只需打开列表进行选择即可;单击“修改”按钮,可以打开“样式”对话框修改索引使用的样式。

(4)更新索引

为避免重复劳动,建议用户在文档编辑完成之后进行索引。如果此后对文档进行了修改,原索引就不准确了,这就需要更新索引。用鼠标单击要更新的索引,按下F9键进行更新。但是整个索引更新之后,将会丢失更新前完成的索引或添加的格式。

(5)标记特殊符号

假如你需要把$、@、*之类的符号标记为索引项。首先需要选中该符号,然后按上面介绍的方法打开“标记索引项”对话框,所选中的符号就会出现在“主索引项”框中,你只要紧接该符号输入“;#”,最后单击“标记”按钮即可。

 6.编制图表目录

图表目录是Word为文档中的图表、公式等编制的目录,为读者阅读和查找图表、公式提供相关线索。下面介绍图表目录编制的主要过程。

(1)创建“题注”

在为文档中的图表、公式等编制目录之前,首先要为这些对象创建“题注”,具体操作请读者参看上文的介绍。

(2)编制目录

把光标插入需要编制图表目录的位置,单击“插入→引用→索引和目录”菜单命令,打开“索引和目录”对话框,单击“图表目录”选项卡。单击的“选项”按钮打开“图表目录选项”对话框,假如你需要使用“题注”以外的其他样式建立图表目录,可以选中“样式”复选项,然后在右边的下拉列表中选择样式。

上述对话框中,“显示页码”选项可以显示目录中各目录项(即图表、公式等的题注)的页码;“页码右对齐”选项可以将页码显示在各目录项的旁边;“制表符前导符”选项可以选择目录项与页码之间添加的圆点、实线或虚线。

打开“格式”下拉列表可以选择要应用于图表目录内置格式,然后可以在“预览”框中显示它的效果。假如你要创建一种自定义格式,应当选中“来自模板”选项,然后单击“修改”按钮,在“样式”对话框中修改图表目录的样式。

打开“题注标签”下拉列表,选择要编排在图表目录中的“题注标签”类型,例如为图表编制目录时应该选择“图表”。如果选择列表中的“无”,则目录中的“图表”、“公式”等字样就会变成“题注”。

选中“包括标签和编号”选项,以后图表目录就会包括题注,即“图表”和“公式”等字样及其所在的页码。

完成设置,单击“确定”按钮就会在当前光标位置生成图表目录,按住Ctrl键单击某个目录光标就会跳转到某个目录项(例如“图表1”)的前面,实现通过目录对项目的快速访问。

四、利用域代码实现个性化功能

Word除了以功能命令的方式使用域以外,用户还可以使用域代码实现许多个性化功能。

1.设置特殊页码

(1)一页两版文档的页码设置

机关的公文和学校的试卷页面一般分为两栏,每栏算作文档的一页并在其下方印刷页码和页数。

假如你想让页码和页数的计算“自动化”,可以将光标插入第一页(其实是第一页的左栏)下面的“第页”中间。按下Ctrl+F9组合键2次插入域特征字符“{{}}”,然后输入“={Page}*2-1}”。按照相同方法,在第二页(其实是第一页的右栏)下面输入“{={Page}*2}”。

以后凡是页面左边一栏下面的页码,均按“{={Page}*2-1}}”的格式输入;而页面右面一栏下面的页码,则按“{={Page}*2}”的格式输入。即奇数栏下面的页码等于当前页数乘2减1,而偶数栏下面的页码等于当前页数乘2。当页码全部输入完毕后,选中页脚中的任意一个页码,用鼠标右键单击并在出现的菜单中选择“更新域”命令,即可在每页的“第页”内显示正确的页码。

如果你要在“共页”直接插入总页数,可以按上面介绍过的方法在“共页”中间插入“{={SectionPages}*2}”,当你执行“更新域”操作后,即可显示“共x页”字样。

(2)同一页面的两种页码设置

报告或论文集是由许多篇文档汇集而来,既需要说明某一页在当前文档中的页码,又需要说明该页在整个文集中的页码,这就出现了同一页面设置不同页码的情况,利用域很容易解决这个问题。

假如某文档在文集中的起始页码为66(即自身的页码序列是1),那么它在文集中的页码和在文档中的页码可以按以下步骤设计:

首先单击“视图→页眉和页脚”菜单命令,然后在页面中让光标停留在页眉处,输入“第页”。将光标移动到“第页”中间按下Ctrl+F9键输入“{ }”,接着在{ }中间输入“Page”,按下Shift+F9组合键即可获得该页在文档中的页码设置。

接下来把光标移动到页脚,先输入“总第页”字样,在把光标移动到“页”字前面。连续按下Ctrl+F9组合键2次插入域特征字符“{{}}”。然后把域代码写成“{=65+{Page}}”,更新后即可获得该页在文集中的页码“总第66页”。

只要文集中的每一篇文档都照此办理,就可以每一页在文档中的页码以及在文集中的页码了。

2.显示文档信息

(1)显示文档的名称和位置

在局域网或公用电脑上存储的文件往往很难知道它的保存位置,利用域代码就能很快显示出相应的信息。先将光标移动到需要显示文档名称和位置处,单击“插入→域”菜单命令,在出现的对话框中的“类别”下拉列表中选择“文档信息”选项,在“域名”下拉列表中选择“FileName”域。然后选中“域选项”下的“添加路径到文件名”选项,单击“确定”按钮即可在光标位置看到完整的文件名及其路径了。

注意:如果是一篇还处于编辑状态,并没有保存的文档,即使按上述方法操作也只能显示文档的名称,必须将它保存后在文档名称处单击鼠标右键,在出现的菜单中选择“更新域”命令方可正确显示文档名称和保存路径。

另外,你也可以在光标插入位置按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,然后输入“FileName \p”域代码,按下Shift+F9组合键更新域,就可以看到文件名及其完整路径了。

(2)即时显示文档大小

假如你想在编辑文档时看到它的大小,可以在文档的页眉或其他位置输入“文档大小:K字节”字样,然后把光标移动到“K”字符前。按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,然后输入“FileSize k”(“FILESIZE”后要输入一个空格),其中“k”表示以千字节为单位来显示文档大小,最后选中已经输入的域代码更新即可看到结果。如果要以兆字节为单位来显示文档大小,只要把域代码中的开关由“k”改为“m”即可。

(3)显示文档中的字符数

编写文档过程中,用户常常需要及时了解文档的字符数。如果在文档中插入统计文档字符数的域代码,一旦文档的字符数量发生了变化,用户只要更新域即可显示出结果。先在光标位置输入“字符数:”字样,将光标移至冒号后按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,然后输入“NumChars”,更新后即可看到当前文档的字符数。如果要在文档中显示文档的字数,只需在域特征字符内输入“NumWords”即可。

(4)显示文档模板名称和路径

任何一个Word文档都是建立在模板基础上的,Word允许用户创建和使用各种模板。如果在文档中显示所用的模板名称和路径,可以给文档管理和交流带来很大方便。在光标位置输入“文档模板名称和路径:”字样,将光标移至冒号后按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,然后输入“Template \p”(开关“\p”表示显示模板文件的路径),更新后即可看到当前文档模板的名称和路径。

(5)自动更新文档日期和时间

某些文档要求记录送交或打印的日期和时间,采取手工输入的方法不仅欠准确,而且操作也比较麻烦。为此,你可以在文档的某一位置插入“文档完成日期和时间:”字样,按下Ctrl+F9组合键插入两个域特征字符,并分别输入“Time \@ “yyyy’年’M’月’d’日'””和“Time \@ “AMPMh时m分””,更新后即可看到相应的效果。

采用上面的方法插入文档的日期和时间,如果希望每次打印时都能自动更新,可以单击“工具→选项”菜单命令,在出现的对话框中单击“打印”选项卡,把“打印选项”中的“更新域”选项选中即可。

3.信息输入自动化

(1)设置输入提示语

多人合作编写的文档定稿后需要输入姓名等文字,“Fill-in”域可以在文档中设置输入提示语,从而方便用户的输入。

单击“插入→域”菜单命令,在出现的对话框中先单击“类别”下拉列表,选择“邮件合并”选项,然后在“域名”列表中找到“Fill-in”。在对话框的“域属性”、“提示”框内输入“请填写姓名”之类的文字,选中“对提示的默认反应”选项,并在后面的框中输入相同文字。单击“确定”按钮完成。

此后,用户可以单击“请填写姓名”,然后在其中输入指定的内容,完成后删除其中不需要的文字即可。也可以用鼠标右键单击“请填写姓名”,在出现的菜单中选择“更新域”就会弹出对话框让你输入具体内容。

(2)使用域代码给公式编号

许多人编辑文档中的公式一直采用手工编号方法,它的最大缺点是一旦增加或删除了公式,所有的编号就需要重新修改一遍。利用“Seq”域可以实现文档公式的自动编号,而且可以在文档的其他地方引用。

假如我们要在公式后面插入“(1)”这样的编号,可以采用以下方法:先输入括号并将光标放在其中间,然后按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,输入“SEQ tp”。其中“tp”为标识符,它的用途是为要编号的项目指定的名称。该名称必须以字母开头,可以含有字母、数字和下划线,但不能超过40个字符也不能使用中文。输入完成后只要按下F9键,则编号“(1)”就会显示在公式后面。接下来重复上面的操作,就可以给公式顺序编号(2)、(3)、(4)、(5)了。

(3)自动插入页首标题

如果你的文档需要在每一页的页眉打印具有“标题 3”级别的标题,可以采用“StyleRef”域。单击“视图→页眉和页脚”菜单命令,进入页眉编辑状态。按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,输入“StyleRef “标题 3″”,更新后每一页文档中第一个“标题3”级别的标题就会出现在页眉中。如果你要打印其他级别的标题或内容,只需修改域开关(“标题 3”)中的内容即可。

至于当前文档存在何种样式,可以打开“样式和格式”任务窗格,在“显示”下拉列表中选择“有效样式”,即可从“任务窗格”中看到。

(4)制作字典式页眉

字典式页眉可在每一页的顶部打印页的第一和最后一个文本,如人员名单中的第一个和最后一个姓名。单击“视图→页眉和页脚”菜单命令,进入页眉编辑状态。单击“插入→域”菜单命令,在出现的对话框中单击选中“类别”下的“链接和引用”,在“域名”下找到“StyleRef”域,单击“选项”按钮,打开“域选项”对话框。选中“样式”选项卡下的“默认段落字体”选项,单击“添加到域”按钮。

然后按相同方法操作一次,在“确定”之前请单击“域代码”按钮,在出现的对话框中再单击“选项”按钮。选中“域选项”对话框“域专用开关”选项卡中的“\l”,单击“添加到域”按钮,完成后单击“确定”关闭对话框即可。其中域开关“\l”可以使此域从页的底部开始寻找第一个“默认段落字体”样式的文本。

此后该页中第一个回车符前和最后一个回车符前的文本就会被添加到页眉中。

(5)自动插入“自动图文集”词条

通常情况下我们都是使用“插入→自动图文集”菜单命令向文档插入词条,下面让我们自动给文档插入“自动图文集”词条。

假设你的文档中定义一个名为“手指”的自动图文集词条(可以是文字也可以是图片),你只要在文档的合适位置按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,输入“AutoText “手指””,更新后即可在光标位置看到自动图文集词条。域代码引号中的“手指”是你定义好的自动图文集词条。

4.文档特殊格式

(1)正规分数格式

对于正规的数学试卷或论文等文档,分数不能采用“3/5”这种格式,必须使用这种正规的分数格式。如果你感觉调用公式编辑器有点大材小用,可以使用“EQ”域实现。首先在光标处按下Ctrl+F9组合键插入域特征字符“{}”,输入“EQ \f(3,5)”,域代码中的“f(,)”是EQ域的分数开关,“,”前后的两个字符分别位于分数线的上下。域代码“{ EQ \f(3,5) }”更新后的结果就是。

(2)概括结构图

在物理、语文等学科知识的讲解中,常常需要创建如“”的概括结构图。常规方法不容易使各行文字排列的很紧密,利用EQ域就可以达到比较完美的效果。首先在光标处按下Ctrl+F9组合键2次,插入域特征字符“{{}}”,输入“EQ 牛顿第一定律 \b \lc\ {(\a \al \co (牛顿第一定律,牛顿第二定律,牛顿第三定律))”。其中“\a \al \co 牛顿第一定律,牛顿第二定律,牛顿第三定律)”可以使三大定律排成一个单列三行的数组。关键在于开关“\b \lc\{()”,其中“\b”是括号开关,默认用圆括号扩住“()”内的对象。而开关“lc\{”修改\b开关,使默认的圆括号变为左大括号“{”,从而产生上面所示的效果。这种方法的好处是相关文字是一个整体,不会像绘图工具那样发生文字对不齐的问题。

五、利用域在Word中实现计算功能

为了方便用户在表格中执行求和、求平均值等常规计算,在Word提供了SUM等18个函数,这种功能也是通过域实现的。

 1.计算表格行或列

(1)计算表格行

假如需要计算表格行数据的平均值,如果存放计算结果的空白单元格在数据行的右边,可以把光标插入紧靠数据右端的空白单元格。按下Ctrl+F9组合键把域特征字符“{}”插入单元格,然后在大括号中间输入“=Average(left)”,完成后按下F9键更新,即可获得计算结果。

如果存放计算结果的空白单元格位于数据行的左边,只须按上述方法在紧靠数据左边的单元格中插入公式“=Average(right)”即可。

(2)计算表格列

计算表格列的方法和计算表格行非常相似,如果我们要计算某列中所有数据的平均值,而存放计算结果的空白单元格位于数据上面。只要按上述方法在其中插入公式“=Average(above)”,然后更新即可获得结果。如果存放计算结果的空白单元格位于数据下面,只要把公式修改为“=Average(below)”即可。

如果需要执行的计算是求和、寻找最大值、最小值等,只要把上述公式(域代码)中的函数名称改为Sum、Max和Min等即可。如果所计算的行或列中含有英文字母和汉字,则计算中均把它们当作“0”处理。

2.计算任意单元格

假如计算对象不是存放在连续的数据行或列中,我们可以把表格看成一个Excel表格,也就是表格左边第一列是A列、第二列是B列……,表格自上而下分别是第1行、第2行……。再按照类似Excel的公式构造原则进行计算,下面以Sum函数和If函数为例进行介绍。

(1)对任意单元格求和

假设表格第一行左起第一至三单元格(即A1、B1、C1)存放着“36 580”、“18 580”和“26 980”,第二行第三个单元格(即C3)存放着“52 360”,第四行第五个单元格(即E4)存放着“36 190”。你只需在存放计算结果的单元格中输入“{=Sum(A1:C1,D2,E4)}”,更新域后即可获得计算结果。如果被计算的数据发生了变化,只要对域进行更新就可以获得正确的结果。

(2)If函数的判断求和

表格的第一列(A)存放着“姓名”,第二列(B)存放着“岗位工资”的数值,第三列(C)存放着“技能工资”的数值。假如“岗位工资”高于1 800元的员工需要额外加上200元的补贴,可以在第四列的空白单元格中输入“{=If(B2>1800,Sum(B2:C2,200),Sum(B2:C2))}”。该公式经过更新以后,若B2、B3等单元格中的数值大于1 800,则执行“Sum(B2:C2,200)”,也就是将B2、C2中的数值和200相加;若B2、B3等单元格中的数值小于1 800,则执行“Sum(B2:C2)”,也就是将B2、C2中的数值相加。

注意:除上面介绍的方法在单元格中插入公式(域代码)以外,还可以单击“表格→公式”菜单命令,在出现的对话框中进行设置;或者打开“域”对话框选中“域名”下的“Formula”项,再单击“公式”按钮,都可以打开“公式”对话框插入所需的公式。

未经允许不得转载:Charlie小站 » Word 域功能详细介绍

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